Conseils de spécialistes en communication en matière de gestion du changement
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3 conseils de spécialistes en communication interne en matière de gestion du changement

Chaque fois qu'il faut déployer un nouvel outil ou processus, les entreprises peuvent être certaines d'une chose : elles vont se heurter à la résistance de leur personnel. C'est l'un des obstacles les plus importants (et les plus communs) freinant l'adoption par l'utilisateur d'une nouvelle technologie de communications. Convaincre les employés de s'adapter et prôner le changement est vital. C'est pourquoi de nombreuses équipes informatiques se tournent vers le seul service de l'entreprise en mesure d'y parvenir : le service de communication d'entreprise.

Cette équipe, et en particulier les experts en communication interne, dispose de l'expérience nécessaire pour susciter l'enthousiasme vis-à-vis des changements organisationnels, mobiliser leurs défenseurs au sein de l'organisation et motiver les employés à adopter de nouveaux comportements. Elle dispose d'une vaste gamme d'outils pour briser la résistance et orienter les collaborateurs dans la direction souhaitée par la société.

Pour vous aider à adoucir la transition lors de la mise en œuvre d'un nouvel outil ou système de communications, voici trois pratiques de communication d'entreprise particulièrement efficaces pour gérer le changement. Nous expliquerons également comment elles peuvent vous aider à obtenir la pleine adhésion des utilisateurs.

1. Communiquer sur la vision globale

Lorsque les employés sont confrontés à des changements, ils vivent souvent la situation à la première personne. Parfois, ils ont l'impression que le changement n'a aucun sens pour eux. Ils peuvent penser qu'une nouvelle technologie de communications n'est pas nécessaire ou sera plus complexe que celle qu'ils utilisaient déjà. Cela crée une résistance.

Toutefois, en impliquant le personnel très en amont et en expliquant de quelle façon le changement aidera l'entreprise à réaliser sa stratégie globale, vous pouvez étouffer la résistance avant qu'elle ne se manifeste. Comme le note Art Petty sur Ragan.com (en anglais), « le contexte et la pédagogie sont essentiels dans de telles situations. »

L'armée a bien compris l'importance de s'assurer que tout le monde a bien compris sa mission. Petty prend l'exemple des Navy SEALs, les forces spéciales de la marine américaine. Ce corps armé prend le temps d'expliquer en priorité « l'intention du commandant » et « l'objectif final » pour veiller à ce que tout le monde comprenne le but de la mission et les résultats attendus, afin de pouvoir planifier l'action et agir en conséquence.

2. Fournir le bon contenu au bon endroit et au bon moment

Autrefois, les déploiements de technologies nécessitaient la production de longs guides d'utilisation et des séances de formation approfondies. Des approches aussi détaillées ne fonctionnent pas très bien dans un monde où les poissons rouges ont prétendument une capacité d'attention supérieure à celle des humains.

Mais ce n'est pas la seule raison pour laquelle l'agence de relations publiques Edelman recommande l'utilisation de contenus courts, visuels et morcelés pour alimenter votre programme de communication sur le changement. Les employés reçoivent des tonnes d'e-mails et de messages chaque jour, et ont moins de temps pour les lire ; il faut aller à l'essentiel. Par conséquent, il est important de diffuser du contenu neuf et pertinent sur leurs appareils et canaux préférés. Ce faisant, vous êtes plus susceptible de capter leur attention.

3. Redéfinir la notion de réunion

L'enthousiasme est contagieux, surtout lorsque les employés sont réunis en face à face. Toutefois, cela n'est pas toujours possible lorsqu'ils travaillent loin les uns des autres. Ainsi, Edelman recommande de proposer plusieurs solutions pour les impliquer. Assurez-vous d'exploiter les nouvelles technologies pour rassembler vos effectifs dispersés. Les spécialistes de la communication interne peuvent utiliser les conférences vidéo et le Web chat pour personnaliser les réunions et élever le niveau de mobilisation.

Pour faire en sorte que les employés interagissent lors d'appels virtuels, demandez-leur de participer et communiquez l'ordre du jour avant la réunion. Edelman souligne que les sessions plus interactives et en petits groupes sont plus susceptibles de favoriser la discussion.

Enfin, l'agence de relations publiques encourage les cadres dirigeants et les cadres supérieurs à « parler moins et écouter plus ». Plus vous pouvez faire participer vos employés aux changements et leur donner la parole, plus ils sont susceptibles de fournir un feedback et des suggestions auxquels vous n'auriez peut-être pas songé.

Bien qu'il puisse être tentant d'imposer les messages clés à vos employés, le meilleur moyen de briser la résistance et de gagner l'acceptation de votre nouvelle technologie de communications est le dialogue. Les pratiques décrites ci-dessus ont fait leurs preuves. Elles vous permettront de créer un climat de bonne volonté et de persuader les employés à changer leur comportement.

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